MINISTARSTVO FINANCIJA

POREZNA UPRAVA

KLASA: 410-19/12-01/89

URBROJ: 513-07-21-01/12-7

Zagreb, 29. listopada 2012.

Predmet: Potpisivanje računa u elektroničkom obliku

Porezni obveznik mora prema članku 15. stavku 1. Zakona o porezu na dodanu vrijednost (Narodne novine od broja 47/95 do 22/12, u daljnjem tekstu: Zakon) i članku 104. stavku 1. Pravilnika o porezu na dodanu vrijednost (Narodne novine od broja 149/09 do 64/12, u daljnjem tekstu: Pravilnik) ispostaviti račun za isporučena dobra ili obavljene usluge te na računu posebno iskazati porez na dodanu vrijednost. Račun može biti ispostavljen na papiru ili u elektroničkom obliku. Poduzetnik kupcu dostavlja račun te osigurava primjerak koji služi kao isprava za knjiženje.

Člankom 15. stavkom 3. Zakona propisano je da računi poreznih obveznika moraju sadržavati sljedeće podatke:

1.     mjesto izdavanja, broj i nadnevak,

2.     ime (naziv), adresu i osobni identifikacijski broj poduzetnika, koji je isporučio dobra ili obavio usluge (prodavatelja),

3.     ime (naziv), adresu i osobni identifikacijski broj poduzetnika kome su isporučena dobra ili obavljene usluge (kupca),

4.     količinu i uobičajeni trgovački naziv isporučenih dobara te vrstu i količinu obavljenih usluga,

5.     nadnevak isporuke dobara ili obavljenih usluga,

6.     iznos naknade (cijene) isporučenih dobara ili obavljenih usluga, razvrstane po poreznoj stopi,

7.     iznos poreza razvrstan po poreznoj stopi,

8.     zbrojni iznos naknade i poreza.

Računom u elektroničkom obliku prema članku 104. a Pravilnika smatra se račun ispostavljen kao elektronička isprava sukladno Zakonu o elektroničkoj ispravi pod uvjetom da postoji suglasnost primatelja za prihvat takvog računa. U smislu ovoga Pravilnika računom u elektroničkom obliku, ispostavljenim kao elektronička isprava, smatra se i račun potpisan elektroničkim potpisom sukladno Zakonu o elektroničkom potpisu.

Računom u elektroničkom obliku smatra se i račun ispostavljen primjenom jedne od sljedećih metoda:

1.     putem elektroničke razmjene podataka, ako ugovor o razmjeni omogućuje korištenje postupaka kojima je zajamčena vjerodostojnost podrijetla računa i cjelovitost podataka odnosno sadržaja računa,

2.     pomoću bilo koje metode poslovne kontrole koja omogućuje povezivanje računa sa isporukama dobara i usluga i drugim poslovnim dokumentima te provjeru vjerodostojnosti podrijetla i cjelovitosti sadržaja računa prema utvrđenim procesima izdavanja odnosno primanja računa.

Navedene metode moraju zadovoljavati sljedeće uvjete:

1.     mora biti zajamčena vjerodostojnost podrijetla računa na način da primatelj računa može nedvojbeno utvrditi da je taj račun poslao izdavatelj računa,

2.     mora biti zajamčena cjelovitost sadržaja računa na način da primijenjena tehnologija i postupci onemogućavaju promjenu podataka na računu,

3.     mora biti zajamčena vjerodostojnost podrijetla i cjelovitost sadržaja računa tijekom prijenosa računa elektroničkim putem od izdavatelja do primatelja računa,

4.     mora biti zajamčena čitljivost računa odnosno vizualan i razumljiv prikaz tako ispostavljenog računa na zaslonu računala ili drugih elektroničkih uređaja kao i na papiru,

5.     mora biti vidljivo vrijeme i adresa otpreme odnosno primitka tako ispostavljenog računa.

U vezi navedenog, a na temelju Zakona o porezu na dodanu vrijednost i Pravilnika o porezu na dodanu vrijednost te očitovanja Ministarstvo gospodarstva, Uprave za trgovinu i unutarnje tržište KLASA: 410-01/10-01/07, URBROJ: 526-05-05/1-12-12 od 26. lipnja 2012. godine u nastavku dajemo usuglašene odgovore na pristigla pitanja u vezi izdavanja računa u elektroničkom obliku.

1. Trebaju li svi računi u elektroničkom obliku neovisno o metodi ispostavljanja biti potpisani?

Iz odredbi Zakona i Pravilnika proizlazi da potpis treba sadržavati račun ispostavljen metodom naprednog elektroničkog potpisa sukladno Zakonu o elektroničkom potpisu. Računi u elektroničkom obliku ispostavljeni putem elektroničke razmjene podataka (EDI) ili bilo koje druge metode poslovne kontrole prema propisima o PDV-u ne trebaju sadržavati potpis obzirom da potpis nije naveden kao obvezan sadržaj računa. Međutim odredbama članka 6. stavka 2. Zakona o računovodstvu (Narodne novine broj 109/07) propisano je da knjigovodstvena isprava sastavljena kao elektronički zapis, umjesto potpisa osobe ovlaštene za zastupanje poduzetnika može sadržavati ime i prezime ili neku drugu prepoznatljivu oznaku osobe ovlaštene za izdavanje knjigovodstvene isprave ili je se mora potpisati sukladno Zakonu o elektroničkom potpisu. Napominjemo da računi u elektroničkom obliku trebaju biti ispostavljeni putem jedne od propisanih metoda koje ispunjavaju određene uvjete što je propisano člankom 104.a Pravilnika.

Prema tome račun u elektroničkom obliku ispostavljen putem elektroničke razmjene podataka ili pomoću bilo koje metode poslovne kontrole sukladno odredbama članka 6. stavka 2. Zakona o računovodstvu umjesto potpisa osobe ovlaštene za zastupanje poduzetnika može sadržavati ime i prezime ili neku drugu prepoznatljivu oznaku osobe ovlaštene za izdavanje knjigovodstvene isprave ili je se mora potpisati sukladno Zakonu o elektroničkom potpisu.

Također napominjemo da način osiguravanja vjerodostojnosti podrijetla i cjelovitosti sadržaja računa mora biti definiran ugovorom o razmjeni podataka (EDI), dok kod računa u elektroničkom obliku ispostavljenih pomoću bilo koje metode poslovne kontrole procesi izdavanja odnosno primanja računa moraju definirati poslovne kontrole koje omogućuju povezivanje računa sa isporukama dobara i usluga i drugim poslovnim dokumentima te provjeru vjerodostojnosti podrijetla i cjelovitosti sadržaja računa.

2. Smatra li se elektronička pošta (e-mail) valjanim načinom slanja računa u elektroničkom obliku?

Način razmjene računa u elektroničkom obliku nije propisan zakonodavstvom o računima u elektroničkom obliku, već su propisani uvjeti koje takvi računi moraju ispunjavati.

Prema očitovanju Ministarstva gospodarstva, Uprave za trgovinu i unutarnje tržište KLASA: 410-01/10-01/07, URBROJ: 526-05-05/1-12-12 od 26. lipnja 2012. godine elektronička pošta sama po sebi ne garantira vjerodostojnost pošiljatelja i cjelovitost sadržaja tijekom prijenosa računa elektroničkim putem što je propisano člankom 104.a stavkom 3. Pravilnika, stoga je potrebno poduzeti dodatne mjere da se osiguraju navedeni zahtjevi, (kao što su primjerice potpisivanje poruke ili potpisivanje računa elektroničkim potpisom).          

3. Da li se radi razlika računa s obzirom na metodu ispostavljanja računa u elektroničkom obliku (EDI ili neka druga metoda)?

Računom u elektroničkom obliku smatra se onaj račun koji je ispostavljen primjenom jedne od propisanih metoda koja zadovoljava uvjete iz članka 104.a Pravilnika, te ne postoji razlika s obzirom na metodu ispostavljanja.

4. Treba li račun u elektroničkom obliku sadržavati klauzulu: Dokument je obrađen elektroničkim putem i valjan je bez potpisa i pečata?

Odredbama Zakona o porezu na dodanu vrijednost i Pravilnika o porezu na dodanu vrijednost nije propisana takva klauzula kao obvezni sadržaj računa.

5. Treba li na računu u elektroničkom obliku navesti mjesto čuvanja izvorne isprave?

Zakonom i Pravilnikom mjesto čuvanja nije propisano kao obvezan element računa. Međutim člankom 159. Pravilnika propisano je da računi u elektroničkom obliku moraju biti pohranjeni u izvornom obliku u kojem su i poslani u skladu s posebnim propisima, da vjerodostojnost podrijetla i cjelovitost sadržaja pohranjenih računa moraju biti zajamčeni od trenutka izdavanja do kraja razdoblja čuvanja, a podaci koje sadrže računi ne smiju se mijenjati. Također je propisano da porezni obveznik na zahtjev Porezne uprave ili drugog tijela nadležnog za nadzor mora omogućiti uvid u ispostavljene i primljene račune.

6. Postupci izrade i razmjene računa u elektroničkom obliku putem informacijskih posrednika.

Zakon i Pravilnik ne propisuju posebne odredbe ili pravila u vezi izdavanja računa u elektroničkom obliku putem informacijskih posrednika, propisana je samo mogućnost da se ispostavljanje, otprema, primitak kao i svaka druga radnja u vezi s računom u elektroničkom obliku može obavljati putem informacijskog posrednika.

7. Smatraju li se računi izrađeni u PDF/A formatu računima u elektroničkom obliku?

Računi izrađeni u PDF/A formatu smatraju se računima u elektroničkom obliku ako metoda kojom su izdani ispunjava uvjete iz članka 104.a stavka 3. Pravilnika.

8. Jesu li sukladno članku 35. Zakona o elektroničkom potpisu (Narodne novine broj 10/02 i 80/08) valjani strani certifikati u slučaju kada su izdavatelji digitalnog potpisa i vremenskog žiga sa liste autoriziranih u Europskoj uniji?

Prema očitovanju Ministarstva gospodarstva, Uprave za trgovinu i unutarnje tržište KLASA: 410-01/10-01/07, URBROJ: 526-05-05/1-12-12 od 26. lipnja 2012. godine tumačenje Zakona o elektroničkom potpisu je u nadležnosti Ministarstva gospodarstva, stoga se u vezi navedenog navodi da je člankom 35. Zakona o elektroničkom potpisu propisano da su kvalificirani certifikati davatelja usluga certificiranja sa sjedištem u Europskoj uniji jednako valjani kao i kvalificirani certifikati izdani u Republici Hrvatskoj.

Kvalificirani certifikati davatelja usluga certificiranja sa sjedištem u zemljama izvan Europske unije jednako su valjani kao i kvalificirani certifikati izdani u Republici Hrvatskoj:

1. ako davatelj usluga certificiranja ispunjava uvjete za izdavanje kvalificiranih certifikata iz ovoga Zakona te je dobrovoljno akreditiran u Republici Hrvatskoj ili jednoj od zemalja članica Europske unije,

2. ako neki domaći davatelj usluga certificiranja koji ispunjava uvjete za izdavanje kvalificiranih certifikata iz ovoga Zakona jamči za takve certifikate jednako kao da su njegovi,

3. ako tako odredi bilateralni ili multilateralni sporazum između Republike Hrvatske i drugih zemalja ili međunarodnih organizacija,

4. ako tako odredi bilateralni ili multilateralni sporazum između Europske unije i trećih zemalja ili međunarodnih organizacija.

Certifikati davatelja usluga certificiranja sa sjedištem u Europskoj uniji, koje prema ovom Zakonu nije moguće odrediti kao kvalificirane, imaju istu pravnu snagu kao i certifikati izdani u Republici Hrvatskoj u skladu s odredbama ovoga Zakona 

9. Prihvaćanje UBL normi u postupku razmjene računa u elektroničkom obliku.

Norma (format) zapisa podataka nije propisana zakonodavstvom o računima u elektroničkom obliku.

Međutim, račun izdan prema UBL normi je porezno prihvatljiv račun ako postupci njegovog izdavanja i razmjene ispunjavaju uvjete iz članka 104.a Pravilnika te ako sadrži sve podatke propisane člankom 15. stavkom 3. Zakona.

10. Razmjena podataka kroz AS2 protokol.

Protokol razmjene podataka nije propisan zakonodavstvom o računima u elektroničkom obliku.

Međutim račun razmijenjen preko AS2 protokola je porezno prihvatljiv ako postupci razmjene ispunjavaju uvjete iz članka 104.a stavka Pravilnika. 

11. Može li se napredni elektronički potpis ostvariti aplikacijskim certifikatom Fine?

Prema očitovanju Ministarstva gospodarstva, Uprave za trgovinu i unutarnje tržište KLASA: 410-01/10-01/07, URBROJ: 526-05-05/1-12-12 od 26. lipnja 2012. godine napredni elektronički potpis se po definiciji ne može ostvariti aplikacijskim certifikatom, jer sukladno članku 4. stavku 3. Zakona o elektroničkom potpisu napredni elektronički potpis nastaje korištenjem sredstava kojima potpisnik može samostalno upravljati i koja su isključivo pod nadzorom potpisnika.

12. Prihvaća li se račun ispostavljen putem elektroničke razmjene podataka (EDI) koji neće biti potpisan naprednim elektroničkim potpisom?

Iz odredbi Zakona i Pravilnika proizlazi da potpis treba sadržavati račun ispostavljen metodom naprednog elektroničkog potpisa sukladno Zakonu o elektroničkom potpisu. Računi u elektroničkom obliku ispostavljeni putem elektroničke razmjene podataka (EDI) ili bilo koje druge metode poslovne kontrole prema propisima o porezu na dodanu vrijednost ne trebaju sadržavati potpis obzirom da potpis nije naveden kao obvezan sadržaj računa. Međutim odredbama članka 6. stavka 2. Zakona o računovodstvu propisano je da knjigovodstvena isprava sastavljena kao elektronički zapis, umjesto potpisa osobe ovlaštene za zastupanje poduzetnika može sadržavati ime i prezime ili neku drugu prepoznatljivu oznaku osobe ovlaštene za izdavanje knjigovodstvene isprave ili je se mora potpisati sukladno Zakonu o elektroničkom potpisu. Napominjemo da računi u elektroničkom obliku trebaju biti ispostavljeni putem jedne od propisanih metoda koje ispunjavaju određene uvjete što je propisano člankom 104. a Pravilnika o porezu na dodanu vrijednost.

Prema tome račun u elektroničkom obliku ispostavljen putem elektroničke razmjene podataka (EDI) sukladno odredbama članka 6. stavka 2. Zakona o računovodstvu umjesto potpisa osobe ovlaštene za zastupanje poduzetnika može sadržavati ime i prezime ili neku drugu prepoznatljivu oznaku osobe ovlaštene za izdavanje knjigovodstvene isprave ili je se mora potpisati sukladno Zakonu o elektroničkom potpisu.

U tom slučaju, način osiguravanja vjerodostojnost podrijetla i cjelovitosti sadržaja računa mora biti definiran ugovorom o elektroničkoj razmjeni podataka.

13. Može li elektronički potpis imati isključivo osoba koja je ovlaštena za zastupanje firme npr. član uprave ili to može biti i druga osoba?

Prema očitovanju Ministarstva gospodarstva, Uprave za trgovinu i unutarnje tržište KLASA: 410-01/10-01/07, URBROJ: 526-05-05/1-12-12 od 26. lipnja 2012. godine, ako se račun potpisuje naprednim elektroničkim potpisom, on mora biti potpisan od strane osobe koja je prema internim aktima tvrtke ovlaštena za potpisivanje računa 

14. Mora li se sa kupcem sklopiti poseban ugovor o elektroničkoj razmjeni podataka ili je dovoljan aneks već postojećeg ugovora?

Elektronička razmjena podataka (EDI) podrazumijeva ugovor o elektroničkoj razmjeni podataka između poslovnih subjekata, ako takav ugovor o elektroničkoj razmjeni podataka već postoji aneks već postojećeg ugovora trebao bi biti dovoljan.

15. Da li se odobrenja poslana elektroničkim putem i dalje vraćaju poštom od kupca koji na njima mora staviti žig i navesti u kojem je periodu umanjio pretporez ili za to postoji elektronsko rješenje?

Člankom 108. stavkom 2. Pravilnika propisano je da izdavatelj računa može ispraviti pogrešno iskazani porez u računu o isporučenim dobrima i obavljenim uslugama ako primatelj po tom računu još nije iskoristio pravo na odbitak pretporeza. U tom slučaju, izdavatelj računa obvezan je o ispravku računa obavijestiti u elektroničkom obliku ili na papiru primatelja računa. Izdavatelju računa u elektroničkom obliku mora biti dostavljena obavijest o storniranju toga računa u elektroničkom obliku temeljem koje će izdavatelj ispravak poreza proknjižiti u svom knjigovodstvu. Izdavatelju računa na papiru mora biti vraćen izvornik računa u kojemu je porez bio pogrešno iskazan, a on ga mora pohraniti u svoju dokumentaciju i ispravak poreza proknjižiti u svome knjigovodstvu.

16. Na koji način se mogu arhivirati računi u elektroničkom obliku?

Člankom 159. Pravilnika propisano je da računi u elektroničkom obliku moraju biti pohranjeni u izvornom obliku u kojem su i poslani u skladu s posebnim propisima, da vjerodostojnost podrijetla i cjelovitost sadržaja pohranjenih računa moraju biti zajamčeni od trenutka izdavanja do kraja razdoblja čuvanja, a podaci koje sadrže računi ne smiju se mijenjati. Nadalje je propisano da porezni obveznik na zahtjev Porezne uprave ili drugog tijela nadležnog za nadzor mora omogućiti uvid u ispostavljene i primljene račune.

Napominjemo da način arhiviranja kao i potencijalni programi nisu propisani odredbama Zakona i Pravilnika, bitno je da način arhiviranja ispunjava uvjete iz članka 159. Pravilnika.

17. Da li se račun u elektroničkom obliku tretira kao isprava sastavljena kao elektronički zapis u smislu Zakona o računovodstvu?

Račun u elektroničkom obliku može se smatrati elektroničkim zapisom, ali mora zadovoljavati uvjete iz članka 104.a Pravilnika.

18. Treba li račun u elektroničkom obliku za koji nije potrebna suglasnost primatelja biti potpisan?

Iz odredbi Zakona i Pravilnika proizlazi da potpis treba sadržavati račun ispostavljen metodom naprednog elektroničkog potpisa sukladno Zakonu o elektroničkom potpisu. Računi u elektroničkom obliku ispostavljeni putem elektroničke razmjene podataka (EDI) ili bilo koje druge metode poslovne kontrole prema propisima o porezu na dodanu vrijednost ne trebaju sadržavati potpis obzirom da potpis nije naveden kao obvezan sadržaj računa. Međutim odredbama članka 6. stavka 2. Zakona o računovodstvu propisano je da knjigovodstvena isprava sastavljena kao elektronički zapis, umjesto potpisa osobe ovlaštene za zastupanje poduzetnika može sadržavati ime i prezime ili neku drugu prepoznatljivu oznaku osobe ovlaštene za izdavanje knjigovodstvene isprave ili je se mora potpisati sukladno Zakonu o elektroničkom potpisu. Napominjemo da računi u elektroničkom obliku trebaju biti ispostavljeni putem jedne od propisanih metoda koje ispunjavaju određene uvjete što je propisano člankom 104.a Pravilnika.

Stoga račun u elektroničkom obliku za koji nije potrebna suglasnost primatelja sukladno odredbama članka 6. stavka 2. Zakona o računovodstvu umjesto potpisa osobe ovlaštene za zastupanje poduzetnika može sadržavati ime i prezime ili neku drugu prepoznatljivu oznaku osobe ovlaštene za izdavanje knjigovodstvene isprave ili je se mora potpisati sukladno Zakonu o elektroničkom potpisu.

19. Može li banka izdavati račune u elektroničkom obliku bez suglasnosti primatelja za prihvat takvog računa?

Sukladno odredbi članka 104.a Pravilnika iznimno suglasnost za prihvat računa u elektroničkom obliku nije potrebna za račun koji se odnosi isključivo na isporuke koje su prema odredbama članka 11.a stavka 1. točke b) do g) Zakona oslobođene plaćanja poreza na dodanu vrijednost.

20. Je li potrebno donošenje internih odluka u vezi poslovnih procesa izdavanja računa u elektroničkom obliku, odnosno o metodi koja se primjenjuje te procesu arhiviranja i upravljanja arhivskim podacima.

Odredbom članka 104.a stavka 4. Pravilnika propisano je da je porezni obveznik koji namjerava ispostavljati i primati račune u elektroničkom obliku obvezan utvrditi način na koji će osigurati odgovarajuće uvjete propisane Zakonom o elektroničkoj ispravi i uvjete iz stavka 3. toga članka, kao i uvjete za elektroničku obradu podataka u skladu s Općim poreznim zakonom.

Prema tome Pravilnikom nije izričito propisana obveza donošenja internih odluka već je obveznik koji namjerava ispostavljati i primati račune u elektroničkom obliku obvezan utvrditi način na koji će osigurati odgovarajuće uvjete u vezi s tim, stoga smo mišljenja da su takve interne odluke od izuzetnog značaja prilikom obavljanja poreznog nadzora.

Mišljenje Porezne uprave možete u cijelosti pročitati na www.porezna-uprava.hr te na www.mingo.hr.