Knjigovodstvo & poslovna podrška - od Varaždina i Zagreba do Splita

Poslovanje istoimenog obrta osnovanog 2005 god., nastavilo se osnivanjem društva Valdez d.o.o. Varaždin.
Vizija tvrtke je biti kompetentan partner i sustav za poslovnu potporu manjim i srednjim tvrtkama. ePoslovanje smo primjenjivali u praksi i pružali konkretnu podršku našim korisnicima, bitno prije nego što je objavljen priručnik e-Poslovanje Ministarstva poduzetništva i obrta. Bili smo uključeni i u prezentacije e-Poslovanja koje je provodilo nadležno Ministarstvo na području varaždinske županije.

Područja našeg djelovanja fokusirana su na spektar usluga vezanih za poslovnu podršku i ePoslovanje, te kao partner manjim i srednjim tvrtkama svoje djelovanje razvijamo oko tri temeljna segmenta:
• Poslovna podrška (virtualni ured, administrativno/tehnička podrška, tajničke i kadrovske usluge)
• Online knjigovodstvo novije generacije
• Integracija sustava npr. web trgovina sa knjigovodstvenim sustavom
Dakle, kao tvrtka nastojimo pružiti korisnicima kompletnu usluga uz korištenje dostupnih informatičkih i komunikacijskih tehnologija u cilju racionalizacije troškova, povećanja učinkovitosti i točnosti, te dostupnosti informacija. Poduzetnicima početnicima omogućujemo i najam Virtualnog ureda, ukoliko nemaju vlastiti poslovni prostor, a niti im je potreban fizički ured, a često takvu uslugu koriste i inozemni vlasnici tvrtki.

Obzirom da u timu imamo djelatnike informatičke, ekonomske i pravne struke, od početka smo orjentirani na maksimalno iskorištenje dostupnih tehnologija, a iz te perspektive klasičan način knjigovodstva koji se temelji na neracionalnom prenošenju i prepisivanju dokumentacije iz jednog sustava u drugi, što na kraju ide na teret krajnjih korisnika, činio se kao sustav prošlog stoljeća. Takav način smatrali smo potpuno neprimjerenim danas dostupnim tehnologijama. Stoga smo kao jedan od pionira u Online knjigovodstvu, sustav i organizaciju rada u potpunosti orjentirali na bespapirno poslovanje, te sve u potpunosti obavljamo elektroničkim putem.
U isti program za knjigovodstvo, online pristup ima i korisnik sa svoje lokacije.
Na ovaj način korisnik ima stalni uvid u svoje knjigovodstveno stanje te nema potrebe za drugim programima za izradu ponuda, računa, kontrolu obveza/potraživanja itd... Dakle, naši klijenti imaju pristup istoj aplikaciji za knjigovodstvo koju koristimo i mi, te klijent program koristi za vođenje vlastitih evidencija, pregled dugovanja i potraživanja, slanje ponuda i računa direktno iz programa ne email kupca itd. U početku se je za dostavu dokumentacije uz „mail to mail“ sistem, koristio i način dostave "fax to mail", no danas je taj način u potpunosti istisnut dostavom dokumentacije na email, što su prihvatili svi naši korisnici. Stoga ne postoji gubitak vremena radi osobne dostave dokumentacije u knjigovodstvo, a od korisnika primamo povratne informacije poput:
„samo na parkiranje radi dostave dokumentacije smo trošili više od pola iznosa koji sada plaćamo za kompletno knjigovodstvo sa programom“,
„tajnica je sada oslobođena većeg dijela poslova servisiranja knjigovodstva“, itd.

Cilj ovakve organizacije knjigovodstva je, osim ušteda, olakšati manjim tvrtkama pravovremeno poslovno planiranje temeljem stalne dostupnosti informacija iz knjigovodstvenog sustava, kako bi na vrijeme mogli predvidjeti moguća mjesta racionalizacije ili povećanja prihoda. Do sada je neograničena dostupnost informacijama iz knjigovodstva, bila rezervirana uglavnom za veće poslovne subjekte sa internim knjigovodstvenim službama.

Na sve navedeno se naravno kao logičan slijed nametnula i opcija integracije knjigovodstva sa web shop platformama.
Dakle razvojem eKnjigovodstva, te integracijom sa web shop platformama (npr. Magento, Prestashop, WooCommerce, Opencart, Shopify), odnosno sinhronizacijom podataka između sustava, kao što su podaci o stanju zaliha i kupcima, automatizacija kreiranja računa, otpremnica itd., postiže se povećanja točnosti i ažurnosti stanja, eliminacija grešaka koje se javljaju kod klasičnog prijenosa podataka u knjigovodstvo, te u konačnici i do nekoliko puta manji administrativni troškovi.

Razumljivo je da u nekim detaljima postoji nerazumijevanje za ovakav pristup vođenju poslovnih knjiga, ali ono što je bilo najmanje za očekivati je da neke banke poput ZABE, pod obrazloženjima poput zaštite podataka i sl., ne podržavaju npr. dostavu nekriptiranih izvoda u elektroničkom formatu na email, iako vlasnik računa želi dati suglasnost za dostavu izvoda na takav način, dok se npr. istovremeno izvodi dostavljaju na fax.
Niti jedna druga banka ne radi probleme oko načina dostave izvoda u elektroničkom formatu ne odobreni email od strane vlasnika računa.
Voditelji nekih odjela banke imaju potpuno razumijevanje za problem, te ulažu napore kako bi se isti riješio, međutim već godinama se ništa nije pomaknulo sa početne točke, jer očito sve zapne na nekim višim razinama. Istovremeno po medijima traje kampanja o otvaranju računa uz Selfie, a mali poduzetnici se doslovno mogu „slikati“ sa brigom banke za neke njima krucijalne potrebe, kojima bi si bitno mogli smanjiti vrijeme i trošak administracije.

Osim toga je problem i educirani kadar, odnosno školski sustav za navedene poslove osposobljava mlade ljude jedva na elementarnoj razini, pa edukacija djelatnika od strane poslodavca traje ponekad i godinama.

Trenutno smo smješteni u Tehnološkom parku Varaždin, a u narednoj godini planiramo preseljenje u novi prostor, a time i nova zapošljavanja, te projekt u kojem bismo svim poduzetnicima početnicima omogućili popust od 50% za prvih godinu dana, kao i podršku u naplati potraživanja i sl..
Primjera radi u osnovnoj cijeni od npr. 350 kn+pdv, osim programa koji omogućuje pregled kompletne dokumentacije u programu, uključujući prihode/rashode, plaćene/neplaćene račune, poslovne izvještaje za management u grafičkom obliku itd., uključena je i obrada i knjiženje do 10 URA/IRA, izrada obračuna plaće te JOPPD izvješća, analitičke evidencije, izrada i predaja temeljnih financijskih izvještaja, bilance, računa dobiti i gubitka, prijave poreza na dobit.

Za urednost dostave dokumentacije i plaćanja popust iznosi 30%.

Dokumentacija se dostavlja na email, a svi izvještaji predaju također elektronskim putem, uz prethodno slanje korisnicima na uvid.
Posebno se može ugovoriti i Implementacija certifikata za fiskalizaciju u knjigovodstveni program, a prema potrebi korisnika (gotovinska/kartična plaćanja).

Informiranje o propisima i izmjenama dostavljaju se korisnicima na email te stojimo na raspolaganju telefonski za sva pojašnjenja.

Poslovne knjige društva - odgovornost knjigovodstvenog servisa ili uprave?

Iako se mnogi vlasnici firmi nadaju upravo suprotno, pogotovo kada sumnjaju da im knjigovodstvo loše vodi poslovne knjige - temeljem važećeg Zakona o računovodstvu, uprava društva odgovorna je za vođenje ispravnih računovodstvenih evidencija, koje će u bilo koje doba s prihvatljivom točnošću odražavati financijski položaj društva, kao i njihovu usklađenost s navedenim zakonom. Uprava je odgovorna i za čuvanje imovine društva te stoga i za poduzimanje razumnih mjera radi sprječavanja i otkrivanja pronevjera i ostalih nezakonitosti. Uprava je dužna osigurati da financijski izvještaji društva za svaku financijsku godinu budu pripremljeni u skladu s odgovarajućim standardima financijskog izvještavanja (HSFI ili MSFI) koji su, u skladu s odredbama zakona, primjenjivi na veličinu poslovnog subjekta.

Stoga, ako sumnjate da Vaše knjigovodstvo ne vodi korektno poslovne knjige Vaše firme, naša dosadašnja praksa temeljem uvida u poslovne knjige firmi nakon prelaska iz drugog knjigovodstava kod nas - pokazuje da su vlasnici firmi u većini slučajeva imali pravo, samo što nisu imali pristup i uvid u knjigovodstveni program vanjskog knjigovodstvenog servisa. To je ujedno i razlog radi kojeg mnogi knjigovodstveni servisi ne omogućuju pristup u knjigovodstveni program. Cijena tu ne mora biti odlučujući faktor, odnosno i nakon visoke kao i nakon najpovoljnije cijene knjigovodstva događalo se da isplivaju nebrojene greške u vođenju poslovnih knjiga. Tu čak nije slučaj niti često spominjana ušteda na edukaciji vodećih ljudi u knjigovodstvu, nego sasvim drugi razlozi. No, ako se vodite isključivo najnižom cijenom ponuđene naknade, odnosno birate knjigovodstva kojima nedostaje klijenata pa dampiraju cijene, naravno da je puno veća i vjerojatnost dobivanja lošije usluge. Propusti u vođenju knjigovodstva mogu dovesti do negativnih efekata na poslovanje društva, a često se nakon kaznenih odredbi firme teško oporavljaju.

Knjigovodstvo koje će nakon primitka dokumentacije upozoriti odgovornu osobu na sporne elemente i dokumentacija nedostaje, ili napraviti projekciju poslovnog rezultata prije kraja poslovne godine, možda pomoći u naplati potraživanja i sl. - je vrlo teško pronaći. Najviše iz razloga jer vlasnici često ne žele čuti što je krivo, pa je takve situacije najlakše izbjeći - šutnjom. Dakle, knjigovođe uglavnom sve to vide i više nego mislite da znaju, ali o tome ne razgovaraju s Vama, nego međusobno. Drugi razlog je što se vodeći ljudi u knjigovodstvenim servisima educiraju, ali nove firme dobiju početnike u knjigovodstvu koji nemaju jednak pristup edukaciji niti literaturi, koji se na njima ustvari uče, a nadređeni ne kontroliraju što rade, nego se bave velikim klijentima.

Stoga sretno s odabirom knjigovodstvenog servisa!

Za sve informacije za poslovnu podršku i knjigovodstvo možete se obratiti preko rubrike Kontakt.