Informacije o identitetu i kontakt podacima voditelja obrade

Ova Izjava o zaštiti osobnih podataka odnosi se na prikupljanje i obradu Vaših osobnih podataka od strane društva VALDEZ d.o.o.

Kontakt podaci društva: , Tel: 042/500 499.

Za potrebe ove izjave pojam „ispitanik“ ili „kandidat„ će se koristiti i u odnosu na osobu muškog spola, kao i u odnosu na osobu ženskog spola kao rodnopravne, ravnopravne i jednakovrijedne osobe, te se isto ne smatra rodnom diskriminacijom. Ispitanik je pojedinac na kojeg se osobni podaci odnose te čiji se identitet može utvrditi ili čiji je identitet utvrđen.

Način i svrha obrade osobnih podataka

Ako nam dostavite otvorenu zamolbu za posao ili zamolbu temeljem oglašenog slobodnog radnog mjesta, putem naših internetskih stranica ili putem alternativnih kanala (primjerice portala specijaliziranih za oglašavanje slobodnih radnih mjesta), primate na znanje da će se svi osobni podaci koje ste nam dostavili u svojem zahtjevu/zamolbi za posao odnosno kao privitak istome, u svrhu dokazivanja o ispunjenju Vaših radnih i stručnih kvalifikacija, obrađivati u skladu s važećim propisima o zaštiti osobnih podataka kako bi proveli selekcijski odabir kandidata ili poduzeli potrebne radnje na
Vaš zahtjev prije sklapanja ugovora.

Osobne podatke prikupljamo izravno od Vas kada se prijavite za neku otvorenu ili željenu poziciju unutar VALDEZ d.o.o., primjerice: identifikacijske podatke, kontakt podatke, podatke o radnom iskustvu, podatke koji se odnose na profesionalne okolnosti te u pojedinim slučajevima, a propisano posebnim propisima, i podatke o kažnjivim osudama i prekršajima. U pojedinim slučajevima možemo prikupljati Vaše osobne podatke i od trećih strana, kao što su reference prethodnih poslodavaca. Iste podatke prikupljamo i obrađujemo temeljem našeg legitimnog interesa upravljanja ljudskim potencijalima kako bi identificirali i procijenili idealnog kandidata, osigurali naše poslovanje u skladu sa važećim propisima i zakonima, te u svrhe postavljanja i obrane naših pravnih zahtjeva. Imamo opravdani interes za pohranom Vaših osobnih podataka i po završetku selekcijskog odabira kako bismo Vas, u okviru našeg programa zapošljavanja, uzeli u obzir prilikom zapošljavanja na mogućim budućim radnim pozicijama. Osobne podatke briše po završetku selekcijskog postupka, a najkasnije u roku od 6 mjeseci.

Molimo Vas da u dokumentaciji koju nam šaljete ili ćete učitati na portal specijaliziran za oglašavanje slobodnih radnih mjesta ne navodite posebne kategorije osobnih podataka kao što su osobni podaci o rasnom ili etničkom podrijetlu, političkom, vjerskom ili filozofskom uvjerenju, članstvo u sindikatu, podaci koji se odnose na zdravlje, spolni život ili seksualnu orijentaciju. Iste podatke ne tražimo i nećemo ih prikupljati, osim ukoliko to od nas ne zahtjeva primjenjivi propis.

Drugi primatelji osobnih podataka ispitanika

Primate na znanje da se u redovnom provođenju selekcijskog odabira kandidata, Vaši osobni podaci otkrivaju zaposlenicima unutar Valdez d.o.o. zaduženima za upravljanje ljudskim potencijalima te voditeljima organizacijskih jedinica za koje podnosite zamolbu odnosno zahtjev za zaposlenje, a ukoliko ste zamolbu podnijeli putem portala specijaliziranih za oglašavanje slobodnih radnih mjesta, i zaposlenicima istog izvršitelja.

Vremensko razdoblje pohrane osobnih podataka

Ako prihvatite zaposlenje, svi relevantni osobni podaci prikupljeni tijekom selekcijskog perioda će postati dio evidencije zaposlenika i čuvat će se trajno sukladno posebnim propisima. Ako Vas ne zaposlimo, Vaši osobni podatci bit će pohranjeni tijekom vremenskog intervala od 6. mjeseci nakon provedenog selekcijskog odabira, a potom i trajno brisani, osim ukoliko ne postoji druga pravna osnova za obradom istih podataka. Voditelj obrade, prema procjeni ima pravo brisati podatke i odmah nakon završetka natječaja.

Prava ispitanika

1. Pravo na pristup osobnim podacima: Imate pravo od nas zatražiti informacije o Vašim osobnim podatcima koje društvo VALDEZ d.o.o. obrađuje, pod uvjetom da je Vaš identitet nedvojbeno utvrđen.

2. Pravo na ispravak osobnih podataka: Ukoliko su pohranjeni Vaši osobni podaci netočni ili nepotpuni, imate pravo zatražiti ispravak ili nadopunu osobnih podataka davanjem dodatne izjave i pod uvjetom da je Vaš identitet nedvojbeno utvrđen. Odgovorni ste za davanje ispravnih osobnih podataka dotičnom društvu VALDEZ d.o.o..

3. Pravo na brisanje osobnih podataka: Ukoliko dokažete da razlozi zbog kojih se obrađuju Vaši osobni podaci više nisu legitimni, ni potrebni s obzirom na svrhu u koju su prikupljeni ili razumni pod dotičnim okolnostima, odgovarajući osobni podaci će biti brisani, ukoliko to ne brane važeći pravni propisi, ili se radi o obradi podataka u statističke svrhe, kada osobni podaci više ne omogućuju identifikaciju osobe na koju se odnose odnosno ako su nužni za postavljanje, ostvarivanje ili obranu pravnih zahtjeva.

4. Pravo prigovora na obrade osobnih podataka temeljene na legitimnom interesu voditelja obrade: Imate pravo u svakom trenutku uložiti prigovor uz navođenje razloga koji se odnose na Vaše interese te temeljna prava i slobode, a u odnosu na one obrade osobnih podataka koje se temelje na našem legitimnom interesu. Dostaviti ćemo Vam tada dostaviti obavijest o tome nadilaze li, po provedenom ispitivanju, naši legitimni interesi Vaše posebne razloge, te ako dokažemo da postoje naši uvjerljivi legitimni razlozi za obradom osobnih podataka koji nadilaze Vaše posebne interese, prava i slobode ili je to nužno zbog postavljanja, ostvarivanja ili obrane pravnih zahtjeva, iste podatke ćemo u tu svrhu obrađivati, a u protivnom, više nećemo obrađivati iste podatke u odnosnu svrhu.

5. Pravo na podnošenje prigovora nadzornom tijelu: Imate nam pravo podnijeti prigovor te svakako imate pravo na podnošenje prigovora i Agenciji za zaštitu osobnih podataka odnosno nadzornom tijelu unutar EU.

6. Zloporaba prava: Imamo pravo naplatiti Vam razumnu naknadu na temelju administrativnih troškova ili odbiti postupiti po Vašem zahtjevu, ako su Vaši zahtjevi očito neutemeljeni ili pretjerani, a osobito zbog njihova učestalog ponavljanja.

7. Pravo na podnošenje upita u svezi sa zaštitom osobnih podataka:

Kontakt podaci službenika za zaštitu osobnih podataka:

, Tel: 042 500 499.

Navedena se prava mogu ostvariti pisanim putem na ili osobno na adresi ureda u Varaždinu, Zagrebačka 89, zgrada Tehnološki park Varaždin.

Ukoliko niste sigurni odakle krenuti u pripremi GDPR dokumentacije za vlastitu firmu, u nižem tekstu možete pogledati neke od potrebnih dokumenata i izvještaja.

Dokumenti

• GDPR - evidencije obrade
• Evidencija obrazovanja
• Zahtjev ispitanika
• Analiza obrade osobnih podataka
• Procedura u slučaju povrede podataka
• Procedura obrade zahtjeva ispitanika
• Politika privatnosti
• Politika sigurnosti osobnih podataka
• Vrsta privola i opoziv privola
• Analiza rizika
• Pravilnik o sigurnosti osobnih podataka
• Legitimni interes

 
Izvještaji

• Dnevnik aktivnosti zaštite osobnih podataka
• Evidencija zahtjeva ispitanika
• Evidencija povreda osobnih podataka
• Evidencija analize obrade osobnih podataka
• Evidencija zahtjeva ispitanika
• Evidencija privola
• Evidencija analize rizika
• Evidencija legitimnih interesa

Obzirom da 25.05.2018., na snagu stupa Opća uredba o zaštiti osobnih podataka (GDPR) te slijedom upita koji na pristižu, upućujemo korisnike da pregledaju tablicu nekih od aktivnosti koje je potrebno napraviti u cilju usklađenja s Uredbom. Lista ne pokriva sve situacije u poslovanju određene tvrtke, nego samo najčešće minimalne mjere, a ukoliko obrađujete podatke posebnih kategorija i slične posebne situacije, svakako se posavjetujete s AZOP-om ili nekim stručnjakom.
Svaka fizička ili pravna osoba ili tijelo koje samo ili zajedno s drugima prima i određuje svrhe i sredstva obrade osobnih podataka – smatra se Voditeljem obrade.

Stoga je za početak minimalno potrebno:

• provjeriti koje sve podatke imate prikupljene, jesu li Vam svi nužni za obradu ili neke možete obrisati, gdje sve držite podatke, kome ih prosljeđujete
• odrediti sve obrade podataka koje u poslovanju imate, kako s podacima postupate i kako ćete s njima postupati u budućnosti
• definirati na kojoj od mogućih osnova prikupljate podatke
• propisati svu potrebnu dokumentaciju i procedure u pisanom obliku uključujući elektronički oblik

U sljedećoj tablici se nalaze pitanja i smijernice za pristupanje usklađenju sa Uredbom.
  

Pitanje	Primjer odgovora
Koje kategorije osobnih podataka obrađujete	Zaposlenici, kupci fizičke osobe i td.
Koje osobne podatke obrađujete	Ime i prezime, e-mail adrese, brojevi telefona, OIB, kućne adrese
Tko ima pristup podacima?	Samo zaposlenici i odgovorne osobe tvrtke?
Prosljeđujete li nekom podatke radi ispunjenja zakonskih obveza?	Npr. prijava na HZMO, prijava gosta, web aplikacija, fiskalna blagajna u cloudu i sl.
U koje svrhe prikupljate podatke?	Pri zapošljavanju radnika, za izdavanje računa, za slanje e- mail obavijesti, za poslovnu komunikaciju s klijentima
Čuvate li podatke i kako dugo? Koji je razlog čuvanja podataka?	Npr. zakonska obveza čuvanja kadrovskih evidencija trajno prema Pravilniku o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima
Kako ste osigurali da netko neovlašteno ne pristupi podacima?	Npr. lozinke na računalu i mobitelu, izjave o povjerljivosti zaposlenika, alarmni sustavi u prostorijama
Imate li Interni pravilnik?
Imate li imenovanog službenika za zaštitu podataka

• Donijeti Interni pravilnik
• Definirati procedure i pravila kojih ćete se pridržavati u vezi sa zaštitom pojedinaca u pogledu obrade osobnih podataka, u pisanom obliku.
• Definirati procedure u slučaju povrede podataka, koju prema čl. 33. Uredbe propisujete za slučaj da se podaci npr. otkriju neovlaštenoj osobi, da izgubite podatke (npr. gubitak mobitela ili krađa laptopa), da se slučajno unište (npr. poplava, kvar računala).
• Popisati tehničke i organizacijske sigurnosne mjere koje primjenjujete
• Potpisati s radnicima i svima koji imaju pristup podacima Ugovor o povjerljivosti, čime se definira i da je kršenje Internog pravilnika ozbiljno kršenje radnih obveza
• Propisati proceduru procjene učinka poduzetih mjera
• Imenovati službenika za zaštitu podataka, ako ste prema članku 37. Uredbe obvezni imati službenika za zaštitu podataka.
• Voditi evidenciju aktivnosti obrade
• Popisati sve obrade podataka koje provodite kao voditelj (npr. osobni podaci vaših zaposlenika) ili izvršitelj, napisati svrhe, zakonske osnove, kategorije podataka, rokove čuvanja podataka, sigurnosne mjere...
• Izraditi Izjavu o privatnosti za svaku obradu kojom ćete upoznati ispitanika (npr. radnika) sa svrhom obrade, prosljeđivanjem podataka, njegovim pravima
• Kod prikupljanja podataka, a najkasnije pri prvom kontaktu, sve ispitanike (pojedince na koga se osobni podaci odnose) morate upoznati s obradom podataka (što prikupljate, zašto, koliko dugo, kako se može uložiti zahtjev za ispunjavanje prava).
• Provjeriti lokaciju izvršitelja, sigurnosne mjere koje izvršitelj primjenjuje i s kime dalje dijeli podatke
• Ako nekome na bilo koji način prosljeđujete podatke (npr. web poslovna aplikacija) ili netko vanjski ima pristup podacima (npr. serviser računala ili netko tko se spaja na Vaše računalo), to znači da imate izvršitelja i da morate provjeriti njegovu pouzdanost kako biste nastavili suradnju.
• Potpisati ugovor s izvršiteljima obrade podataka
• Provjeriti pouzdanost podizvršitelja ako ste Vi izvršitelj
• Ako kao izvršitelj koristite nečije tuđe usluge za obradu podataka koje Vam je proslijedio voditelj morate provjeriti pouzdanost i lokaciju tih podizvršitelja.
• Voditi evidenciju povreda osobnih podataka
• Popisati sve povrede podataka koje su se dogodile u poslovanju bez obzira koliko ozbiljne bile i jeste li ih sve prijavili AZOP-u.

• Pridržavati se svih propisanih organizacijskih i sigurnosnih mjera, te osvijestiti u svojem poslovnom okruženju da je bitno da se ne dogode propusti u zaštiti osobnih podataka. Mjere nije dovoljno propisati, nego ih treba aktivno i provoditi. Definirati koji je ispravan način prikupljanja i obrade podataka. Upoznati cijeli tim s mjerama koje moraju poduzimati, pratiti provođenje tih mjera, educirati se i kontrolirati da li je službenik za zaštitu osobnih podataka educiran u dovoljnoj mjeri.
• Ako se obrada temelji na privolama, morate ih na ispravan način prikupiti i na zahtjev ispitanika povući. To se odnosi i na postojeće podatke ako su prikupljeni na temelju starih, ali neodgovarajućih privola.
• Ako se obrada temelji na legitimnom interesu (npr. direktni marketing), za svakog ispitanika morate znati je li uložio prigovor.
• Ako imate web stranicu i koristite kolačiće (cookies), potrebno je pratiti privole koje Vam je posjetitelj dao.
• Kod prikupljanja podataka, a najkasnije pri prvom kontaktu, sve ispitanike (pojedince na koga se osobni podaci odnose)
• morate upoznati s obradom podataka (što prikupljate, zašto, koliko dugo, kako se može uložiti zahtjev za ispunjavanje prava).
• Osigurati tehničke, organizacijske i kadrovske uvjete da možete odgovoriti na svaki zahtjev ispitanika bez nepotrebnog odlaganja, u zakonskom roku od najviše 30 dana.
• Ako se dogodi neovlašteni pristup, slučajno brisanje ili gubitak osobnih podataka, o tome ste u slučaju velikog rizika za prava ispitanika obvezni obavijestiti AZOP , a u nekim slučajevima samog ispitanika.

Iako je krajnji rok za predaju završnog računa, odnosno prijave poreza na dobit do 30.04.2023., pripreme za završne račune počinju puno ranije, često već tijekom zadnjeg tromjesečja tekuće godine. I dok drugi uživaju u blagdanskom ozračju prosinca, voditeljima finacija i računovodstva u mislima je često organizacija ovog zahtjevnog postupka, obzirom da velikim dijelom ovisi i o suradnji uprave pojedinog poslovnog subjekta.

Završni račun čini dokumentacija pod koju se najčešće smatraju zajedno: bilanca, RDG, porezna prijava i bilješke. U bilješkama se detaljnije pojašnjavaju informacije sadržane u ostalim temeljnim financijskim izvještajima tj. bilanci i RDG-u, te one pružaju korisnicima dodatne informacije koje su potrebne za pravilno razumijevanje financijskih izvještaja. Poduzeće je, sukladno zakonskim odredbama, poslovne knjige tijekom godine dužno voditi sukladno donesenim tzv. računovodstvenim politikama poduzeća.

• RDG (račun dobiti i gubitka) zapravo je tablični prikaz ostvarenih prihoda te tablični prikaz rashoda prema namjeni i strukturi u jednoj poslovnoj godini.
• BILANCA poduzeća je pojednostavnjeno - prikaz stanja poduzeća na određeni dan (najčešće 31.12.). Bilanca stanja prikazuje:
  - imovinu poduzeća s jedne strane te
  - izvore imovine (kapital, obveze, krediti) s druge strane
• PD - prijava poreza na dobit
• BILJEŠKE

Veliki i srednje veliki poduzetnici dužni su osim toga, predati i izvještaj o novčanom tijeku, kao i izvještaj o promjenama kapitala.

U fazi pripreme za završni račun, potrebno je izvršiti niže navedene kontrolno/analitičke postupke. Neki poduzetnici naviknuti su da se ove radnje obavljaju u mjesecu predaje završnog računa, što je tada u nedostatku vremena površno, često uz veliki broj propusta i s jedinim ciljem da se završni račun nekako privede kraju, i preda. Navedene radnje trebalo bi stoga izvršiti tijekom mjeseca veljače, najkasnije ožujka. Projekcije poslovnog razultata, moguće je iskazati već krajem tekuće poslovne godine, te prokomentirati sa odgovornim osobama tvrtke, kao i dogovoriti postupanje oko spornih točaka. Navedene kontrolne postupke kvalitetan knjigovodstveni servis obaviti će neovisno o tome radi li se o malom, srednjem ili velikom poduzetniku. Za one druge završni račun može biti i točan rezultat proistekao iz netočnih stavaka.

1. Provjeriti jesu li prenesena početna stanja
2. U slučaju da postoje odljevi bez dokumentacije za pravdanje (npr. kartična plaćanja za privatne potrebe), provjeriti jesu li pribavljene Odluke odgovorne osobe tvrtke o postupanju
3. Provjeriti imaju li aktivna konta dugovni saldo, a pasivna konta potražni saldo
4. Provjeriti postoje li priljevi bez izdanih finalnih računa ili računa za predujam
5. Izvršiti popis potraživanja, obaveza i ostalih stavki bilance, odnosno uskladiti stanja potraživanja i obaveza s kupcima i dobavljačima (slanje IOS-a, koji se radi obimnosti posla često šalju već u zadnjem tromjesečju)
6. Provjeriti odgovara li stanje na poslovnim i depozitnim računima stanju na izvodima računa poslovnih banaka
7. Izvršiti popis osnovnih sredstava i zaliha robe
8. Provjeriti financijsko stanje (konta) s robnim stanjem zaliha, ako se vode
9. Izvršiti obračun amortizacije
10. Provjeriti je li za novonabavljena sredstva upisan dobar period korištenja i stopa u skladu s računovodstvenim politikama ili važećim Odlukama uprave
11. Provjeriti jesu li odvojeni rashodi vezano uz edukaciju djelatnika koji umanjuju poreznu osnovicu
12. Provjeriti jesu li porezno nepriznati rashodi knjiženi na zasebna konta i za njih povećati poreznu osnovicu (trošak osobnih automobila, reprezentacije)
13. Provjeriti jesu li su sva prijelazna konta zatvorena (1009/1039), te obavijestiti odgovorne osobe tvrtke o nedostajućoj dokumentaciji ili pozicijama na koje će salda biti preknjižena ukoliko ista ne bude dostavljena (iako rijetko elaborirano u stručnim člancima, poznati su problemi sa odljevima gotovine i poslovnim karticama)
14. Provjeriti jesu li troškovi na kontima klase 4* iste vrste razvrstani na ista konta (u slučaju rada na istoj firmi od strane više djelatnika knjigovodstvenog servisa, čest je slučaj korištenja srodnih, ali različitih konta za isti trošak)
15. Knjižiti tečajne razlike na osnovu potraživanja i obaveza u stranoj valuti po srednjem tečaju HNB na dan bilance
16. Provjeriti knjiženja prihoda i rashoda na osnovu potraživanja i obaveza s ugovorenom valutnom klauzulom na dan bilance
17. Evidentirati dugoročna potraživanja i obaveza (leasing, krediti, pozajmice…) i uskladiti stanja s partnerima
18. Izvršiti obračun kamata temeljem dostavljenih ugovora, provjeriti jesu li izdani računi za kamate, te izvršiti knjiženja
19. Knjižiti ispravke vrijednosti potraživanja temeljem valjanih Odluka
20. Provjeriti ispravke vrijednosti naplaćenih, a ranije otpisanih potraživanja te da li su uprihodovani
21. Provjeriti jesu li unaprijed plaćeni rashodi i obračunati prihodi knjiženi na pravim pozicijama kako ne bi utjecali na rezultat tekućeg perioda
22. Provjeriti rezervacije iz prethodnih razdoblja i uprihodovati neiskorištene rezervacije
23. Provjeriti jesu li su na dan bilance obračunate sve plaće i naknade za period sastavljanja financijskih izvještaja, bez obzira da li su isplaćene
24. Uskladiti stanja poreznih obaveza s karticama iz Porezne uprave
25. Provjeriti pri Sudskom registru da li su izvršene neke promjene na kapitalu ili druge promjene (npr. adrese, članova društva itd.)
26. Obračunati članarine, doprinosi i rente (turistička, spomenička, HGK, Hrvatske šume…)
27. Provjeriti stavke uvećanja polazne osnovice poreza na dobit
    •    Trošak amortizacije
    •    Kontrola uvjeta za priznavanje nastalih troškova plovila, apartmana i kuća za odmor
    •    Reprezentacija / promidžba / uzorci
    •    Manjkovi iznad visine odluka HGK i HOK
    •    Kamate između povezanih osoba (zatezne i redovne)
    •    Vrijednosno usklađenje i otpis potraživanja
    •    Vrijednosno usklađenje dugotrajne i kratkotrajne imovine
    •    Vrijednosno usklađenje materijalne i nematerijalne imovine
    •    Vrijednosno usklađenje financijske imovine
    •    Vrijednosno usklađenje zaliha
    •    Rezerviranja
    •    Troškovi kazni, prisilne naplate, troškovi naknadno utvrđenih rashoda
28. Provjeriti stavke umanjenja polazne osnovice poreza na dobit
    •    Prihodi od dividendi i udjela u dobiti (ovisni subjekti, sudjelujući interesi i ostali)
    •    Ostala umanjenja porezne osnovice
29. Provjeriti jesu li na prijelazu 2022/2023 napravljene konverzije potraživanja/obaveza po tečaju HNB na dan bilanciranja 31.12. koji je bio 7,5345.

Link na RRiF članak - Upute za prijavu poreza na dobit (obrazac PD i PD-NN)

Kod Online knjigovodstva moguća je opcija i da tvrtka samostalno tijekom godine radi unos dokumentacije ili knjiženja, te jedan dio kontrolnih postupaka, a završni račun te složenija knjiženja u istom programu izrađuje netko drugi.
Također postoji mogućnost da poduzetnik samostalno samo unosi račune bez knjiženja, ili obrađuje dokumentaciju u elektroničkoj Knjizi primljene pošte. eKnjigovodstvo novije generacije omogućuje ne tako strogu podjelu poslova kako je to bilo ranije, te se granica podjele poslova između eksternog knjigovodstva i tvrtke može pomicati ovisno o interesima i predispozicijama samog poduzetnika.
(Pre)često niti formalna naobrazba iz područja ekonomije, nije garancija da će netko moći samostalno voditi poslovne knjige svoje tvrtke, a poznato je da ni intenzivni tečajevi iz knjigovodstva uglavnom ne daju dovoljno sigurnosti za samostalno evidentiranje poslovnih događaja, ili vođenje kompletnog knjigovodstva. Pripravnici, te djelatnici u knjigovodstvu stječu praksu godinama, nerijetko je to i 3-5 godina da bi se u određenoj mjeri osamostalili. Uz sve to i dalje ostaje problem zakonskih izmjena, koje je potrebno pratiti kontinuirano, te naši korisnici sažete obavijesti o najvažnijim detaljima primaju na email.
Stoga, ukoliko smatrate da neki dio Vaših poslovnih knjiga nije vođen korektno - savjetovanje sa stručnom osobom prvi je korak.

Za izradu završnog računa - cijena se formira temeljem vrste i količine dokumentacije te ovisno o načinu organizacije rada.

Zagrebete li malo po poslovnim knjigama kroz gore navedene stavke, te ukoliko vam se čini da nešto ne štima - praksa je pokazala da sumnja u pravilu nije bila neosnovana.