e-Računi - besplatno slanje/primanje i podrška u e-knjigovodstvu

Iako se e-Poslovanje kao mantra spominje još od druge polovice prošlog stoljeća, realni sektor ostvarenjem tehničkih preduvjeta, tek početkom ovog desetljeća u nekim područjima i počinje sa aktivnom primjenom ePoslovanja, a jedan od oblika su i e-Računi.

Od 1. prosinca 2018. godine stupila je na snagu obveza zaprimanja isključivo elektroničkih računa za dio obveznika, odnosno eRačuna, za nabavljenu robu ili usluge (uključujući bagatelne nabave, odnosno za nabave robe i usluga te provedenih projektnih natječaja procijenjene vrijednosti manje od 200.000 kuna te radova procijenjene vrijednosti manje od 500.000 kuna).

U javnom sektoru Zakon propisuje izdavanje elektroničkog računa i za tzv. poslove male nabave roba i usluga, tako da će od 01.07.2019. pružatelji usluga obveznicima javne nabave biti obvezni izdavati e-račun, što će posredno utjeci na sve tvrtke koje se do tada trebaju tehnički i organizacijski pripremiti, te imati knjigovodstvo koje ima dovoljno iskustva s takvim načinom rada i elektroničkim dokumentima. Obveza eRačuna odnosi se kako na postupake velike vrijednosti, ali i tzv. nabavu male vrijednosti odnosno nabava roba i usluga vrijednosti ispod 200.000 tisuća kuna te nabava radova vrijednosti ispod 500.000 kuna, kao i na jednostavnu ili bagatelnu nabavu putem narudžbenica.

Kroz godine od kada radimo sa elektroničkim dokumentima, preboljeli smo početne probleme raznih tipova, od toga da su banke na elektroničkim izvodima imale zamijenjene valute HRK i EUR, koje nisu primijetili jer su slali elektroničke izvode, ali službenici nisu znali kako izgledaju jer ih oni nisu mogli vidjeti nakon učitavanja, pa tako nisu znali ni kako pregledati greške, do toga da neke banke mjesecima nisu na elektroničkim izvodima iskazivale partnere platitelje/primatelje, do toga da su iskazivale storno transakcije na krivoj strani ili sa krivim predznakom i slično. Probleme smo rješavali uz veliku upornost i u pravilu dobiveni odgovor - "ali nitko nam to još nije reklamirao, nemoguće da imamo takvu grešku" i sl. Kako izgledaju poslovne knjige korisnika koji nakon toga dođu nama u knjigovodstvo, preširoka je tema za ovaj članak. Veliki dio knjigovodstvenih servisa radi sličnih razloga ne želi dati korisnicima pristup u knjigovodstveni sustav, niti žele da to bude transparentno, ili ne mogu odgovoriti na pitanja korisnika o uočenim nelogičnostima.

Od 1.4.2019. na snazi su i dva provedbena akta, koji pobliže definiraju razmjenu eRačuna u praksi - Pravilnik o vrsti i visini naknada za usluge zaprimanja i slanja elektroničkih računa za javne naručitelje u javnoj nabavi i Pravilnik o tehničkim elementima, izdavanju i razmjeni elektroničkog računa i pratećih  isprava u javnoj nabavi, kao i Zakon o elektroničkom računu u javnoj nabavi.

Ne samo radi aktulanih trendova, nego i radi jednostavnosti i ubrzavanja administracije i tokova dokumentacije, većina tvrtki prihvaća e-Račune pogotovo ako ih može koristiti uz nisku cijenu ili besplatno, i ako ima tehnički pripremljeno knjigovodstvo na koje se može osloniti i dobiti podršku.
Zakon o elektroničkim računima u javnoj nabavi, mogao bi biti prekretnica u konačnom masovnijem prihvaćanju upotrebe e-računa, a područje eKnjigovodstva u kojem smo vodeći knjigovodstveni servis u Hrvatkoj i jedini koji već godinama radi isključivo na taj način, moglo bi u većoj mjeri zaživjeti zajedno sa svim benefitima koje donosi poduzetnicima koji ga prihvate.

Dakle, od 01.12.2018. ne može se poslovati sa javnim i sektorskim naručiteljima bez eRačuna. Pitanja koja se postavljaju pred poduzetnike su:

• Koja je razlika između eRačuna i računa u digitalnom obliku?
• Koji su načini slanja, primanje i obrade eRačuna?
• Kako započeti proces uvođenja eRačuna u poslovanje?
• Što je to centralna platforma (točka) za razmjenu eRačuna?
• Je li obvezan izbor informacijskog posrednika u skladu sa zakonom o elektroničkom računu u javnoj nabavi?
• Je li korištenje informacijskog posrednika obvezno za poduzetnike koji ne posluju sa javnim sektorom?
• Koja je cijena e-računa, te je li moguće besplatno izrađivati i slati
• Mogu li se u isti sustav primati eRačuni, knjižiti i evidentirati uplate po njima?
• itd.

Upravo kao jedna od spornih točaka, koja bi tezu o milijardama kuna ušteda uvođenjem eRačuna mogla potkopati, je izbor informacijskog posrednika u skladu sa Zakonom o eRačunu u javnoj nabavi.

Jesu li informacijski posrednici nužni, jesu li besplatni i zašto se e-računi ne bi mogli slati emailom direktno iz jednog knjigovodstvenog sustava u drugi, bez informacijskih posrednika?

Kampanje nekih ponuđača usluge za razmjenu elektroničkih računa uvođenjem obveze oko e-računa postale su iznimno jake i nametljive. Neki ponuđači su tu pronašli svoju tržišnu nišu i vrlo agresivno nastupili, a korisnici stječu dojam su oni jedini i obavezan servis za razmjenu elektroničkih računa. Činjenica je da postoje razna rješenja i ponuđači za razmjenu elektroničkih računa. Neke županije i gradovi su razvili vlastiti sustav (Zagrebačka županija, Bjelovarsko-bilogorska županija, Istarska županija, Općina Kamanje, Općina Petrijanec itd...).

Izbor informacijskog posrednika za slanje i zaprimanje eRačuna i pratećih isprava za državne firme i javne naručitelje je ograničen na FINU, koja će ujedno biti centralni informacijski posrednik, dok sektorski i drugi javni naručitelji mogu izabrati bilo kojeg informacijskog posrednika u Hrvatskoj ili iz drugih zemalja članica Europske unije (tu se u pravilu radi o državnim institucijama, ministarstvima, jedinicama lokalne uprave, javnim firmama i ustanovama itd.).

No, izdavatelj i primatelj koji nisu javni naručitelji, mogu razmjenjivati e-račune u elektroničkom obliku izravno međusobno ili putem informacijskih posrednika, što je jednostavniji i za sada efikasniji način.
https://www.mingo.hr/page/smjernice-za-razmjenu-e-racuna

Neki proizvođači knjigovodstvenih programa implementiraju stoga mogućnost slanja i razmjene elektroničkih računa (e-Računa) u svoje sustave, a neki takvu uslugu svojim korisnicima omogućuju odavno i to besplatno. Čak i ako razmjenjujete e-račune preko posrednika, preporuka je da istovremeno isti račun šaljete i direktno na email naručitelja, obzirom da se trenutno događa da naručitelji ne znaju da su trebali zaprimiti e-račun.

Za sve ostale poslovne subjekte bi bilo logično da e-račune dostavljaju direktno mailom u knjigovodstvene sustave jer tehnički preduvjeti za to već dugo postoje, obzirom da je to jednostavan i besplatan način, a email kao sustav razmjene dokumenata u masovnoj je upotrebi već godinama. Aplikacije koje služe samo za razmjenu (i arhiviranje) e-računa imaju svoju smisao u nekim određenim slučajevima. Kod nekih pružatelja usluga razmjene e-računa cjenovno skuplja od slanja klasičnom poštom i iznosi 3-5 kn/kom. Postavlja se pitanje gdje se tu onda ostvaruju spominjane milijarde kuna ušteda i za koga su te uštede (za primatelje ili pošiljatelje), ako jedni mogu omogućavati besplatno slanje, kako ista usluga kod drugih košta 3-5 kn po računu?

Europska norma za semantički podatkovni model osnovnih elemenata elektroničkog računa, odnosno europska norma o elektroničkom izdavanju računa, definira e-Račun kao račun koji je izdan, prenesen i zaprimljen u strukturiranom elektroničkom formatu koji omogućuje njegovu automatsku i računalnu obradu. Dakle ni u kojem slučaju nije riječ o PDF dokumentu poslanom putem elektroničke pošte, već o XML dokumentu koji prema novom zakonu sadrži sve propisane elemente. No, propisana je obveza čitljivosti računa u elektroničkom obliku, koja se osigurava prikazom na zaslonu računala ili u formatu za ispis, u obliku koji je ljudima pogodan za čitanje i koji prikazuje propisani sadržaj računa.

Naše knjigovodstvo korisnicima kroz program za izdavanje računa daje mogućnost slanja i primanja PDF i elektroničkih računa (e-Račun u propisanom XML formatu) već duže od 2 godine, te smo intenzivnim korištenjem eKnjigovodstva i e-Računa u proteklom periodu uspješno prošli sve problematične faze. Naši korisnici e-račune mogu istovremeno mailom slati/primati u PDF (ljudskom oku čitljivom formatu) + u propisanom XML formatu, koji zadovoljava zakonske norme. Uz to nema potrebe za dostavom takvih računa u knjigovodstveni servis, jer su nam dostupni na istome mjestu za knjiženje. Račune osim toga kupcima možete slati pojedinačno ili masovno uz par klikova te automatski postavljanjem datuma. Za korisnike koji imaju puno računa, ovdje se radi o značajnim vremenskim i ljudskim uštedama. Također je moguća integracija sa drugim IT sustavima (npr. web trgovinama, CRM sustavima itd.), te pretvaranje sinhroniziranih podataka u XML račun, slanje, evidentiranje i knjiženje.
Dakle, uz usluge e-Knjigovodstva za koje je cijena u pravilu ista ili niža u odnosu na klasično knjigovodstvo, dobijete sustav za slanje e-Računa, a na istome mjestu vidite i sve ostale poslovne i managerske izvještaje o poslovanju.

Iz sustava koji dajemo, moguće je i Fina e-račun besplatno kreirati i slati, uz našu podršku koja je dostupna telefonski, te mailom. U slučaju složenijih pitanja moguće je doći do rukovodstva, te na pitanja ne odgovaraju studenti niti službenici koji ne razumiju e-poslovanje.

Ukoliko Vas interesira zašto je problem kada e-račune kreirate direktno na Fina sustavu, slobodno se obratite.

Za sve detaljnije informacije i komentare slobodno se obratite preko rubrike Kontakt.