Knjigovodstvo uz WEB SHOP integraciju s ERP sustavom

Ukoliko imate uhodani web shop, i već odavno vam se čini da više vremena gubite prepisujući podatke i ažurirajući podatke, nego u osnovnom poslu, te se pitate mora li to biti baš tako, odgovore možete potražiti u nastavku.

Već odavno postoje rješenja kako da se smanji spomenuti gubitak vremena na prepisivanje, prijenose, usklađivanja, ispravke grešaka itd., što sve naravno odavne više nije primjereno dostupnim tehnologijama 21. stoljeća. Osim toga, spomenuto vrijeme biste svakako mogli i pametnije uložiti - npr. u aktivnosti koje donose prihod, a ne u administraciju.

Web shop integracija s ERP sustavom i knjigovodstvom se može izvršiti na 2 načina, a postoji i treći, kao kompromisno rješenje koje se koristilo u počecima prenošenja podataka iz jednog sustava u drugi.

• dvosmjerna integracija i sinhronizacija
• jednosmjerna integracija i sinhronizacija
• izvoz XML datoteke, koja se uvozi u web shop gdje se periodički usklađuje stanje sa knjigovodstvom ili ERP-om

Dvosmjerna integracija omogućava sinhronizaciju podataka u 2 smjera, što znači da kada kupac nešto naruči, podaci o kupci i narudžbi se prenose u ERP gdje se skida stanje skladišta i automatski izrađuje otpremnica i račun, a isto tako se za prodanu robu preko ERP sustava ili maloprodajnog POS uređaja stanje lagera na web shopu skida, ili se ažuriraju podaci o kupcima i sl.

Jednosmjerna integracija omogućava sinhronizaciju podataka u 1 smjeru, najčešće iz web shopa u ERP/knjigovodstveni sustav, na način da se narudžbe sa podacima o kupcima iz web shopa prenose u ERP/knjigovodstvo, gdje se automatski izrađuje račun i otpremnica, te se skida stanje lagera. No, u tom slučaju se kod prodaje robe direktno iz ERP-a (koji se koristi npr. u fizičkim trgovinama), za prodane količine iz fizičke trgovine ne skida stanje na web trgovini, što zna biti vrlo nezgodno, jer je lager najčešće zajednički. Pa se tako preko web rgovine prodaje nešto čega na skladištu možda više nema, jer je upravo prodano preko fizičke trgovine. Taj problem imale su npr. do nedavno i neke naše velike, poznate trgovine obuće za djecu.

WEB katalog funkcionira pak na način da je na web stranici malo opširniji kontakt obrazac koji se ne razlikuje bitno od klasičnog, dok se u pozadini kreira ponuda iz koje se može kreirati narudžba (ali i ne mora). U slučaju da se kupac odluči na kupnju i uplati iznos s ponude, podaci se automatski prebacuju u knjigovodstveni sustav, odnosno ERP, gdje se automatizirano kreira račun i otpremnica bez ponovonog pretipkavanja podataka, te se skida stanje sa skladišta. Izvještaji su u tom slučaju uvijek ažurni, te se može pratiti od stanja lagera, prihoda/troškova, zarade itd. na dnevnoj razini.

Moraju li navedena rješenja biti skupa? Ne, ne moraju, a o mogućnostima i razlikama u cijeni slobodno nam se obratite (prethodno trebate raspolagati podacima o prosječnim prodanim količinama, načinu na koji sada funkcionira vaše robno/materijalno i sl.).

Našim korisnicima, nakon integracija omogućavamo i:

1. Edukacija u radu sa sinhronziranim sustavom
2. Program za robno knjigovodstvo integriran sa web trgovinom (sinhronizacija zaliha, automatizacija i centralizacija računa, fiskalizacija...)
3. Informacije vezano uz izmjene zakona i relevantne propise putem newslettera, odnosno podršku u praćenju propisa iz financijskog dijela
4. Knjigovodstveno
5. Menadžerske izvještaje na dnevnoj razini (izvještaje o prihodima, rashodima, poslovnom rezultatu, razlici u cijeni/RUC i sl.)

Usluga je namijenjena svima koji žele unaprijediti vlastiti web shop, a ne znaju kako. Sada je na jednom mjestu moguće dobiti sve informacije, kako tehničke tako i zakonske. Prodaja robe putem interneta (web trgovine) je zakonski svrstana u maloprodaju i regulirana Zakonom o trgovini i Zakonom o zaštiti potrošača, pa treba voditi brigu o svim relevantim propisima.

Bez obzira što u nekim slučajevima roba uopće ne dolazi do vas, nego ide direktno kupcu (trgovina u tranzitu), u poslovnim knjigama ste obvezni evidentirati nabavu i prodaju robe za daljnju prodaju. Kao prodavatelj snosite i odgovornost za ispravnost naručene robe te ste dužni prihvatiti i sve povrate robe od kupaca.

Dodatni problem može stvarati situacija ukoliko program u kojem vodite zalihe robe nije povezan s web trgovinom te količinska stanja i cijene morate ručno ažurirati. To dovodi do toga da kupac putem web trgovine može naručiti robu koju trenutno nemate na zalihama, jer stanje zaliha u web trgovini nije sinhronizirano sa stvarnim stanjima u programu za robno ili obrnuto. Također je moguće da ste zaboravili ažurirati cijene iskazane u web trgovini, a kupac je predao narudžbu. Sukladno Zakonu, dužni ste isporučiti robi po iskazanoj cijeni, bez obzira je li to na Vašu štetu.

Da bi izbjegli takve situacije, u našem paketu usluga, web trgovina je povezana sa knjigovodstvnim programom i robnim knjigovodstvom, te se sinhronizacija cijena i zaliha obavlja na jedan klik miša.

Za korištenje administratorskog sučelja web trgovine i knjigovodstvenog programa potrebna su osnovna informatička znanja u radu sa računalom. U sklopu usluge dajemo poduku u radu sa programima tako da sve potrebne opcije možete samostalno koristiti.

Obzirom da naplata računa putem kartica i gotovine podliježe fiskalizaciji, unutar knjigovodstvenog programa imate i modul za fiskalizaciju računa.

Ukoliko smatrate da Vaša roba ima kupce i izvan RH, moguće je web trgovinu prevesti na više jezika.

U sklopu knjigovodstvenih usluga, obraditi ćemo svu Vašu poslovnu dokumentaciju te pripremiti i predati sve zakonske izvještaje elektronskim putem. Obavijestit ćemo Vas o zakonskim izmjenama i drugim obavezema vezanim uz poslovanje firme putem newslettera.
Pomoći ćemo Vam savjetima i informacijama o zakonskim propisima u vođenju poslovanja i  donošenju poslovnih odluka.

Mnoštvo je predavanja i seminara o e-poslovanju na teoretskoj razini sa pretpostavkama kako bi to trebalo funkcionirati, ali samo kod nas možete odmah dobiti kompletnu uslugu i integrirano programsko rješenja na jednom mjestu, kao i poduku i konkretne savjete u Vašoj domeni e-poslovanja.

Mi ne pričamo o e-poslovanju i ne držimo predavanja - nego smo na raspolaganju našim korisnicima koji trebaju konkretnu poslovnu podršku i pomoć u radu.